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      Una de las preguntas más recurrentes que se plantea cualquier directivo de una empresa es la relacionada con la implementación de un ERP para su negocio. Escoger un ERP adecuado para la organización es fundamental para el desarrollo de la compañía, sea cual sea el negocio, o el tamaño que tenga.

      ¿Qué es un ERP?

      Empezaremos por definir lo que es un ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) o Sistema de Planificación de Recursos. Como su propio nombre indica, es un sistema con un conjunto amplio de actividades que ayudan a una empresa a gestionar su negocio.

      Uno de los propósitos más importantes de un ERP es el de proporcionar un flujo de información sin cortes ni interrupciones que permita que las decisiones empresariales estén basadas en procesos automatizados.

      Las suites de ERP están diseñadas para recopilar y organizar datos de los distintos niveles de una organización para tener información sobre los indicadores clave de rendimiento.

      Esto convierte a una ERP en una pieza fundamental para que una empresa ejecute acciones de manera estructurada y procedimentada y crezca exponencialmente.

      Información centralizada

      Estos software se caracterizan, principalmente, por ser una base de datos compartida que realiza múltiples funciones que son usadas por diferentes unidades del negocio. El software ERP también sirve para automatizar y elaborar informes sincronizados.

      De esta manera, en vez de exigir a los empleados que mantengan y manipulen sus bases de datos y hojas de cálculo manualmente y por separado para generar informes, permiten que el personal tenga acceso y pueda ver la información  desde un sistema centralizado.

      Así, por ejemplo, la contabilidad y las ventas pueden depender de la misma información para cubrir sus respectivas necesidades, con órdenes de venta que fluyen automáticamente al sistema financiero sin la necesidad de ingresar datos manualmente.

      El departamento de compras puede procesar pedidos de manera más rápida y precisa, mientras que el departamento de finanzas puede cerrar cada periodo de manera más ágil y rápida. Incluyen un portal o panel que permite a los empleados comprender, de forma rápida, la ejecución de cada una de las acciones que realiza la empresa con unas métricas clave.

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      El valor de tener un ERP

      Efectividad y eficiencia son dos elementos que tu negocio obtendrá al implementar un ERP, ya que se eliminarán las barreras que puedan existir entre departamentos o unidades de negocios. Un ERP integra las distintas funciones de una empresa para agilizar los procesos y la información en toda la organización. Una ERP te ayudará a:

      • Obtener una visión global de los datos en tiempo real. Esto permitirá a tu empresa tomar decisiones correctas, utilizando datos para impulsar mejoras y capitalizar las oportunidades.
      • Conducir la automatización de tareas repetidas y operaciones comerciales centrales, como la gestión del flujo de efectivo, la gestión de facturas, la gestión de pagos y la gestión de pedidos.
      • Mejorar los servicios al cliente y, por lo tanto, aumentar la satisfacción de tus compradores al proporcionar una fuente confiable de seguimiento de relaciones y facturación con la integración de CRM

      Un ERP da como resultado una toma de decisiones, más rápida, más ventajosa, más productiva y eficiente, eliminando los procesos y sistemas superfluos. Esto reducirá de manera efectiva tus costos.

      ¿Qué necesitas saber para elegir tu ERP correctamente?

      A continuación te dejamos algunas sugerencias para que las tengas en cuenta al momento de buscar y elegir un ERP para tu empresa.

      • Define tus requisitos, prioridades y elabora un presupuesto. Cada negocio es diferente, y también lo son los requisitos. Consulta con todos tus departamentosContabilidad y Finanzas, Logística y Distribución, Investigación y Desarrollo, Recursos Humanos, Marketing y Ventas, y Producción—, y haz un listado de sus requisitos específicos. Una vez hecho esto, determina qué presupuesto tiene asignado cada uno de ellos al proceso de implementación de un ERP.
      • Con la lista de requerimientos y el presupuesto asignado para cada área de la organización, investiga las opciones de ERP que hay en el mercado. Para este propósito puedes acudir a sitios de comparación de software como Software Advice y Capterra para buscar las opciones por industria, tamaño comercial, rango de precios, módulos y más. O puedes consultar con nuestros especialistas aquí.
      • Elige si deseas implementar un software ERP en las instalaciones y el equipo de tu empresa, o, si por otro lado, necesitas un sistema que se aloja en la nube. Si lo que buscas es mayor movilidad y tu negocio recién está arrancando, es más probable que te convenga más un sistema Cloud. De otro lado, si ya tienes la infraestructura necesaria, es decir, ya tienes los equipos, servidores, o red LAN, los más conveniente sería aprovecharlos y contratar un sistema instalable.
      • Habla con tus colegas de profesión y contacta con otras compañías del sector, o simplemente investiga aquellos sitios en internet que hablen de las empresas de tu rubro para que descubras qué plataformas ERP funcionan en negocios similares al tuyo.
      • Según esta investigación, preselecciona los posibles proveedores de ERP que mejor se ajusten a tus intereses y ponte en contacto con las empresas de ERP, como KRSolutions, que se especializan en la consultoría y la implementación de plataformas ERP que hayas seleccionado.
      • Realiza un reunión para conocer al posible socio de implementación de ERP para que le cuentes acerca de tus requerimientos, presupuesto y calendario de implementación.
      • Al momento de pedir el presupuesto asegúrate de incluir hardware, hosting, software, servicios y tarifas anuales.
      • Solicita una presentación de demostración a los posibles proveedores para que te muestren a ti y a tu equipo el software ERP. La demostración se debe adaptar a tus requisitos, utilizando algunos de tus datos.

      Apuntes finales

      Lo que se busca con un ERP es que los directivos o dueños de las empresas tengan un mayor control y seguridad con respecto a lo que ocurre dentro de la organización.

      La automatización permite que el negocio camine de una manera más ordenada, clara, buscando en todo momento la agilidad y la eficiencia en la gestión diaria. La información que te brinda un ERP te ayudará a centrarte en otros asuntos empresariales como el crecimiento, el desarrollo y la expansión de tu negocio.